Zen To Done (ZTD)

En bref

Zen To Done est une méthode d'organisation personnelle créée par Leo Babauta comme une alternative simplifiée à GTD (Getting Things Done), avec un accent mis sur la formation d'habitudes durables et une approche plus minimaliste.

Origine

• Développée par Leo Babauta, créateur du blog Zen Habits
• Publiée initialement en 2007 comme une adaptation simplifiée de GTD
• S'inspire également des principes minimalistes et des approches zen

Principe fondamental

Simplifier l'organisation personnelle en se concentrant sur des habitudes essentielles (appelées "habitudes zen") à adopter progressivement plutôt que sur un système complexe à mettre en place immédiatement.

Les 10 habitudes fondamentales

1. Collecter

• Action: Capturer toutes les idées, tâches et informations dans un nombre limité de bacs (physiques ou numériques)
• Différence avec GTD: Limitation à 3 bacs maximum pour simplifier
• Mise en œuvre: Un carnet, une boîte d'entrée physique, une boîte de réception numérique

2. Traiter

• Action: Vider régulièrement ses bacs de collecte, en prenant des décisions immédiates
• Fréquence: Au moins une fois par jour, idéalement à heure fixe
• Règle: Toucher chaque élément une seule fois pour décider (faire, déléguer, reporter, archiver ou supprimer)

3. Planifier

• Action: Identifier les "Trois Gros Cailloux" (tâches les plus importantes) chaque matin ou la veille
• Focus: Alignement avec les objectifs à long terme et les valeurs personnelles
• Technique: Créer une liste très courte et gérable de priorités quotidiennes

4. Agir (Do)

• Action: Se concentrer sur une seule tâche à la fois sans distractions
• Méthode: Éliminer toutes les sources d'interruption pendant les sessions de travail
• Approche: Travailler par blocs de temps dédiés aux tâches importantes

5. Systèmes simples

• Action: Maintenir des listes simples et un calendrier fiable
• Minimalisme: Éviter la surorganisation et les systèmes complexes
• Objectif: Pouvoir consulter ses tâches et son planning en un coup d'œil

6. Organiser

• Action: Créer et maintenir un environnement de travail ordonné et minimaliste
• Principe: "Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place"
• Fréquence: Ranger quotidiennement, avec des sessions d'organisation plus profondes régulières

7. Réviser

• Action: Effectuer des revues hebdomadaires pour ajuster le cap
• Contenu: Évaluation des objectifs, planification de la semaine, identification des obstacles
• Bénéfice: Maintien de la perspective et adaptation continue

8. Simplifier

• Action: Réduire ses engagements et possessions à l'essentiel
• Philosophie: "Moins, mais mieux"
• Méthode: Évaluer chaque tâche et engagement à la lumière de ses valeurs fondamentales

9. Routines

• Action: Établir des routines matinales, professionnelles et du soir
• Structure: Points d'ancrage qui donnent stabilité et prévisibilité à la journée
• Mise en œuvre: Commencer petit et bâtir progressivement

10. Trouver sa passion

• Action: Aligner ses activités quotidiennes avec ses objectifs de vie et passions
• Question clé: "Est-ce que cette activité me rapproche de mes aspirations profondes?"
• Intégration: Consacrer du temps quotidien aux projets significatifs

Implémentation progressive

Méthode des "focus minimaux"

• Principe: Adopter une seule habitude à la fois (pendant 30 jours minimum)
• Ordre recommandé:
  1. Collecter
  2. Traiter
  3. Planifier
  4. Action + Routine
  5. Simplifier
  6. Les autres habitudes
• Objectif: Construire un changement durable plutôt qu'un système parfait abandonné rapidement

Avantages par rapport à GTD

• Simplicité: Moins de listes et de catégories
• Accent sur l'action: Priorité à l'exécution plutôt qu'à l'organisation
• Formation d'habitudes: Approche progressive qui favorise l'intégration durable
• Orientation valeurs: Connexion explicite entre tâches quotidiennes et objectifs de vie

Limites

• Moins structuré: Peut manquer de précision pour les projets très complexes
• Subjectivité: La simplicité peut varier selon les interprétations personnelles
• Adaptation nécessaire: Requiert une personnalisation pour certains contextes professionnels

Outils compatibles

• Carnets et systèmes papier minimalistes
• Applications simples comme Todoist, Microsoft To Do
• Bullet Journal (particulièrement adapté à ZTD)
• Tableaux visuels (physiques ou numériques)

Sources et références

• Zen To Done: The Ultimate Simple Productivity System, Leo Babauta (2007)
• Blog Zen Habits, Leo Babauta
• The Power of Less, Leo Babauta (2009)
• Date de synthèse: 9 juin 2025