La Méthode Getting Things Done (GTD)

Vue d'ensemble

La méthode Getting Things Done (GTD), développée par David Allen et publiée dans son livre éponyme en 2001 (traduit en français sous le titre "S'organiser pour réussir"), propose un système complet de gestion des tâches et d'organisation personnelle. Cette méthode répond aux défis d'un monde professionnel caractérisé par la multiplication des projets, la surcharge informationnelle et la nécessité croissante d'être multitâche.

Le principe fondamental du GTD repose sur l'externalisation des tâches et des informations hors du cerveau pour libérer l'esprit du stress de devoir se rappeler constamment ce qu'il y a à faire. Cette approche vise à créer un "esprit comme l'eau" - calme, clair et réactif - permettant de se concentrer pleinement sur la tâche en cours plutôt que de s'inquiéter des tâches futures.

Principes fondamentaux

1. Libération cognitive

• Principe de l'esprit vide : Toute information non traitée occupe inutilement de l'espace mental et génère du stress
• Relation inverse : Plus vous avez d'éléments "dans la tête", moins ces éléments ont de chances d'être réalisés
• Externalisation systématique : Création d'un système externe fiable pour stocker toutes les informations et tâches

2. Clarté décisionnelle

• Définition précise des actions : Chaque élément doit être transformé en action concrète et réalisable
• Décision immédiate : Déterminer l'action à entreprendre dès la première interaction avec l'information
• Distinction entre projets et actions : Un projet est un objectif requérant plusieurs actions, une action est une tâche unique

3. Contexte et disponibilité

• Organisation par contexte : Regroupement des actions selon le lieu, les outils ou les personnes nécessaires
• Critères d'action : Sélection des actions selon le temps disponible, l'énergie et les priorités
• Flexibilité adaptative : Ajustement des priorités selon les circonstances changeantes

Les cinq étapes du flux de travail GTD

1. Collecter

• Objectif : Capturer toutes les tâches, idées, informations et engagements dans un système externe fiable
• Outils : Boîtes de réception physiques et numériques, carnets, applications de prise de notes
• Principe : Créer un point de collecte unique et exhaustif pour tout ce qui requiert attention
• Avantage : Libère l'esprit de la charge mentale de devoir se souvenir des tâches

2. Traiter

• Approche : Traitement systématique de chaque élément collecté
• Question clé : "Est-ce que cela requiert une action ?"
  • Si non : Éliminer, archiver ou mettre en attente pour référence future
  • Si oui : Définir l'action concrète à entreprendre
• Règle des 2 minutes : Si l'action prend moins de deux minutes, la faire immédiatement
• Principe de décision : Chaque élément n'est manipulé qu'une seule fois lors de cette phase

3. Organiser

• Classification : Répartition des éléments traités dans des catégories spécifiques
  • Actions à réaliser : Liste des tâches à effectuer (prochaines actions)
  • Projets : Objectifs nécessitant plusieurs actions
  • En attente : Actions déléguées ou dépendant d'un tiers
  • À date spécifique : Actions planifiées à un moment précis
  • Un jour peut-être : Idées et projets potentiels pour le futur
  • Référence : Informations à conserver sans action immédiate
• Organisation par contexte : @bureau, @téléphone, @ordinateur, @courses, etc.

4. Réviser

• Révision quotidienne : Consultation des listes d'actions et du calendrier
• Révision hebdomadaire : Analyse complète du système (collecte, traitement, mise à jour)
  • Vider les boîtes de réception
  • Examiner les listes d'actions
  • Mettre à jour les projets
  • Vérifier les éléments en attente
• Principe : La fiabilité du système repose sur sa mise à jour régulière

5. Agir

• Critères de sélection :
  • Contexte : Lieu et outils disponibles
  • Temps disponible : Durée nécessaire vs temps à disposition
  • Énergie : Niveau de fatigue et de concentration
  • Priorité : Importance relative de l'action
• Modèles de choix :
  • Actions prédéfinies (mode automatique)
  • Travail planifié (selon calendrier)
  • Traitement en temps réel (gestion des urgences)
  • Définition des priorités (selon importances)

Outils et implémentation

Systèmes de collecte

• Physique : Bannettes, carnets, agendas papier, fiches
• Numérique : Applications dédiées (Todoist, Nirvana, OmniFocus), gestionnaires de notes (Evernote, OneNote), outils de gestion de projet

Structure recommandée

• Liste de projets : Inventaire de tous les engagements nécessitant plus d'une action
• Liste d'actions suivantes : Prochaines actions concrètes pour chaque projet
• Liste d'attente : Actions déléguées ou dépendant d'une tierce personne
• Calendrier : Rendez-vous fixes et rappels temporels

Adaptation personnelle

• Simplicité : Commencer avec un système minimal puis l'enrichir progressivement
• Cohérence : Maintenir la même structure pour faciliter les révisions
• Accessibilité : S'assurer que le système est disponible partout où l'on en a besoin

Avantages et limites

Bénéfices

• Réduction du stress : Élimination de la charge cognitive liée aux tâches non traitées
• Clarté mentale : Focus amélioré sur la tâche en cours
• Productivité accrue : Actions effectuées au moment et dans le contexte optimal
• Contrôle : Sentiment de maîtrise face à la complexité et au volume d'engagements

Défis et limites

• Discipline requise : Nécessite une rigueur constante, particulièrement pour les révisions
• Courbe d'apprentissage : Temps nécessaire pour maîtriser complètement le système
• Risque de sur-organisation : Tentation de passer plus de temps à organiser qu'à agir
• Maintenance : Le système doit être constamment mis à jour pour rester efficace

Application pratique à l'organisation personnelle

Mise en œuvre progressive

1. Installation des outils de base : Points de collecte et listes essentielles
2. Vidage mental initial : Capture exhaustive de toutes les tâches en suspens
3. Classification et organisation : Définition des actions et organisation par contexte
4. Établissement des routines : Intégration des révisions quotidiennes et hebdomadaires
5. Ajustement continu : Personnalisation du système selon les retours d'expérience

Intégration avec d'autres méthodes

• Combinaison avec la matrice d'Eisenhower : Ajout de la dimension d'urgence/importance
• Intégration de techniques de planification temporelle : Timeboxing, méthode Pomodoro
• Complémentarité avec des approches de définition d'objectifs : OKR, SMART goals

Outils associés

• Applications dédiées: Todoist, Nirvana, OmniFocus, Things, etc.
• Outils analogiques: carnets, fiches, classeurs
• Système de classement physique et numérique

Source

• Ouvrage original : "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" par David Allen
• Version française : "S'organiser pour réussir : la méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans le stress"
• Site officiel: gettingthingsdone.com
• Ressources consultées :
  • https://www.manager-go.com/efficacite-professionnelle/dossiers-methodes/gtd
  • https://www.jeanfrancoisperchot.fr/gestion-du-temps/getting-things-done/
• Date de consultation : 9 juin 2025