Module 3 : Écosystème organisationnel
Fiche d'animation détaillée (55 min)

Supports

• Cartographie ecosysteme
• Outils fondamentaux

Objectifs du module

• Cartographier l'écosystème d'outils actuel des participants par sphère de vie
• Présenter les 6 outils fondamentaux de l'organisation personnelle
• Identifier les incohérences et opportunités d'amélioration dans les systèmes existants
• Évaluer l'adéquation des outils aux besoins spécifiques de chaque sphère

Préparation spécifique

Matériel nécessaire

• Templates de cartographie d'écosystème d'outils basés sur les sphères de vie (1 par participant)
• Les cartographies des sphères réalisées au module 2
• Feutres de couleurs différentes (4-5 couleurs par participant)
• Fiches descriptives des 6 outils fondamentaux (format A5)
• Grille de diagnostic en binômes
• Post-its de deux couleurs différentes pour les points forts/faibles

Template de cartographie d'outils

Le template pré-structuré comprend :

• Des zones représentant les sphères de vie identifiées au module 2
• Un espace central pour les outils communs à toutes les sphères
• Des espaces dédiés aux flux d'information entre les sphères
• Une légende pour différencier outils physiques/numériques/hybrides

Activité 1 : Cartographie des outils par sphère de vie (15 min)

Objectif

Permettant à chaque participant de visualiser l'écosystème d'outils utilisés dans ses différentes sphères de vie et d'analyser leur cohérence.

Déroulement

1. Lien avec les sphères identifiées (2 min)

   • Faire ressortir les cartographies des sphères de vie réalisées au module 2
   • Expliquer : "Nous allons maintenant identifier les outils que vous utilisez dans chacune de vos sphères"
   • Montrer un exemple de cartographie d'outils organisée par sphère

2. Consignes de réalisation (2 min)

   • "Pour chaque sphère identifiée précédemment, listez tous les outils que vous utilisez"
   • "Utilisez le code couleur : vert pour les outils physiques, bleu pour les numériques, violet pour les hybrides"
   • "Dans la zone centrale, placez les outils communs à plusieurs sphères"
   • "Tracez des flèches pour montrer comment l'information circule entre vos sphères"

3. Réalisation individuelle (8 min)

   • Distribution du template aligné avec les sphères déjà identifiées
   • Les participants complètent leur cartographie d'outils
   • Circuler pour aider et stimuler la réflexion :
     • "Quels outils sont spécifiques à une sphère ?"
     • "Comment gérez-vous les informations qui concernent plusieurs sphères ?"
     • "Y a-t-il des sphères mieux ou moins bien outillées que d'autres ?"

4. Analyse guidée (3 min)

   • Inviter chaque participant à identifier sur sa carte :
     • Une sphère bien outillée (cadre vert)
     • Une sphère sous-outillée ou avec des frictions (cadre rouge)
     • Un outil-pivot qui relie plusieurs sphères (marquer d'une étoile)

Points d'attention

• Valoriser la diversité des approches selon les sphères
• Aider à identifier les outils "invisibles" ou non reconnus comme tels
• Encourager l'analyse des flux d'information entre les sphères

Support visuel

Template structuré avec zones correspondant aux sphères identifiées au module 2.

Transition

"Vos cartographies révèlent comment vos outils s'organisent selon vos différentes sphères de vie. Découvrons maintenant quels sont les outils fondamentaux qui devraient idéalement soutenir chacune de ces sphères."

Activité 2 : Présentation interactive des 6 outils fondamentaux (20 min)

Objectif

Présenter les six piliers de tout système organisationnel et permettre aux participants d'explorer concrètement leur application à leurs différentes sphères de vie.

Déroulement

1. Introduction du cadre (2 min)

   • Expliquer : "Quelle que soit la méthode que vous choisirez, 6 catégories d'outils sont essentielles"
   • Préciser : "Ces catégories peuvent prendre différentes formes selon vos besoins et sphères"

2. Présentation par blocs interactifs (16 min)

   • Bloc 1 : Outils de capture et traitement initial (5 min)

     • Présenter l'outil fondamental #1 : Boîte mail (2 min)
     • Présenter l'outil fondamental #2 : Système de capture (1 min)
     • Mini-exercice (2 min) : "Sur votre cartographie, identifiez vos points d'entrée d'information par sphère et évaluez leur efficacité"

   • Bloc 2 : Outils de planification et suivi (5 min)

     • Présenter l'outil fondamental #3 : Agenda (2 min)
     • Présenter l'outil fondamental #4 : Gestionnaire de tâches (1 min)
     • Mini-exercice (2 min) : "Pour votre sphère prioritaire, notez comment vous gérez actuellement (1) le temps et (2) les tâches - Échangez en binôme"

   • Bloc 3 : Outils de référence et environnement (6 min)

     • Présenter l'outil fondamental #5 : Système de référence (2 min)
     • Présenter l'outil fondamental #6 : Environnement de travail (1 min)
     • Mini-exercice (3 min) : "Par groupes de 3, identifiez une stratégie d'amélioration pour l'un de ces deux outils dans une de vos sphères"

3. Synthèse des interconnexions (2 min)

   • Présentation visuelle des flux d'information entre les 6 outils
   • Concept clé : "Chaque sphère peut nécessiter des configurations différentes de ces mêmes outils"
   • Souligner : "La cohérence entre les outils est plus importante que leur quantité"

Les 6 outils fondamentaux à présenter

1. Bureau et environnement physique

   • Fonction: Créer un cadre propice à la concentration
   • Exemples: Rangement, signaux visuels, zones dédiées
   • Points clés: Minimiser les distractions, favoriser l'automatisation

2. Boîte mail

   • Fonction: Point d'entrée principal d'information externe
   • Exemples: Gmail, Outlook, ProtonMail
   • Points clés: Traitement systématique, règles de tri, zéro inbox

3. Agenda

   • Fonction: Gestion des engagements temporels
   • Exemples: Google Calendar, papier Bullet Journal
   • Points clés: Blocage de temps, réalisme des estimations

4. Fichiers/Dossiers

   • Fonction: Stockage organisé des documents
   • Exemples: Système local, cloud (Dropbox, Drive)
   • Points clés: Nomenclature cohérente, structure intuitive

5. Prise de notes

   • Fonction: Capturer et développer les idées
   • Exemples: Notion, Obsidian, carnet papier
   • Points clés: Accessibilité, recherche efficace

6. Tâches/Projets

   • Fonction: Suivi des actions et responsabilités
   • Exemples: Todoist, Trello, méthode PARA
   • Points clés: Vue d'ensemble, priorisation, contextes

Support visuel

Schéma d'interconnexion des 6 outils avec flux d'information.

Points d'attention

• Souligner que la version numérique n'est pas toujours supérieure à la version physique ou inversement
• Montrer comment les outils peuvent s'adapter aux besoins spécifiques de chaque sphère
• Valoriser les approches hybrides et la simplicité cohérente plutôt que la multiplicité

Transition

"Maintenant que nous avons identifié les outils fondamentaux pour chaque sphère, analysons ensemble comment optimiser leur articulation pour créer un système global cohérent."

Activité 3 : Diagnostic par sphère en binômes (15 min)

Objectif

Analyser l'adéquation des outils actuels aux besoins spécifiques de chaque sphère et identifier les améliorations prioritaires.

Déroulement

1. Formation des binômes et explication (2 min)

   • Former des binômes complémentaires (avec des profils/sphères différents si possible)
   • Distribuer la grille de diagnostic structurée par sphère
   • Expliquer : "Vous allez analyser mutuellement l'adéquation entre vos outils et vos sphères"

2. Diagnostic croisé ciblé (10 min)

   • Chaque participant identifie sa sphère prioritaire et la présente à son binôme (1 min)
   • Le binôme analyse cette sphère spécifique avec la grille structurée (4 min) :
     • "Quels outils fondamentaux sont présents/absents dans cette sphère?"
     • "Comment les informations circulent-elles entre cette sphère et les autres?"
     • "Quelles friction/redondances observes-tu dans cette sphère?"
   • Inverser les rôles et répéter le processus (5 min)

3. Synthèse d'amélioration (3 min)

   • Chaque participant note sur sa cartographie :
     • Un élément à harmoniser entre plusieurs sphères (flèche verte)
     • Un outil fondamental à renforcer dans sa sphère prioritaire (cercle rouge)
     • Une stratégie concrète d'amélioration inspirée par l'échange (note)

Grille de diagnostic par sphère

Questions structurées en 3 niveaux :

• Niveau intra-sphère : "Les 6 outils fondamentaux sont-ils tous présents et efficaces?"
• Niveau inter-sphères : "Comment s'articulent les outils entre les différentes sphères?"
• Niveau systémique : "Quelle cohérence globale entre ton approche par sphère et ton système complet?"

Points d'attention

• Encourager l'analyse des spécificités de chaque sphère
• Favoriser l'identification de patterns transversaux entre sphères
• Guider vers des améliorations progressives et réalistes

Transition

"Ces échanges ont fait émerger des stratégies d'amélioration adaptées à vos besoins spécifiques. Avant la pause déjeuner, prenons quelques minutes pour répondre à vos questions et préparer la suite."

Activité 4 : Préparation et questions (5 min)

Objectif

Clarifier les points de compréhension et établir le lien avec le module 4 sur les méthodes.

Déroulement

1. Questions spécifiques (3 min)

   • Inviter les questions sur l'articulation entre outils et sphères
   • Répondre de manière concise en prioritisant les questions partagées
   • Noter les questions complexes pour le module 4

2. Pont vers l'après-midi (2 min)

   • Expliquer : "Après avoir cartographié vos sphères et analysé vos outils, nous explorerons cet après-midi des méthodes structurées pour répondre à vos besoins spécifiques"
   • Inviter à conserver les cartographies et notes pour le module 4

Points d'attention

• Souligner la progression logique entre les modules 2, 3 et 4
• Rassurer sur la possibilité d'adapter les méthodes à leurs sphères spécifiques
• Encourager à réfléchir pendant la pause à leurs besoins prioritaires par sphère

Conclusion du module (1 min)

• Récapituler : "Vous avez maintenant une cartographie de vos sphères de vie et des outils que vous utilisez dans chacune d'elles"
• Annoncer : "Après le déjeuner, nous découvrirons les méthodes qui vous permettront d'optimiser votre système selon vos besoins spécifiques"
• Rappeler l'horaire de reprise

Documentation à fournir

Pour le formateur

• Cette fiche d'animation détaillée
• Templates de cartographie par sphère
• Fiches descriptives des 6 outils fondamentaux avec applications par sphère
• Grille de diagnostic par sphère pour l'exercice en binôme

Pour les participants

• Templates de cartographie des sphères et outils (à conserver pour le module 4)
• Fiche synthétique des 6 outils fondamentaux avec rôles dans chaque sphère
• Mini-guide d'articulation entre sphères et outils

Variantes et adaptations

Pour un groupe plus technique

• Ajouter des exemples d'automatisation entre outils (API, intégrations)
• Explorer plus en détail les solutions numériques avancées

Pour un groupe moins technique

• Mettre davantage l'accent sur les systèmes analogiques
• Proposer des alternatives simples et accessibles pour chaque outil

En cas de temps limité

• Réduire la présentation des outils à 2 minutes par outil
• Simplifier la grille de diagnostic à 3 questions essentielles

Dernière mise à jour : 9 juin 2025