Module 2 : Fondations conceptuelles
Fiche d'animation détaillée (45 min)

Supports

• Grille diagnostic collaboratif
• Schema 4 facettes
• Schema 4 facettes interactif
• Chaos vs Clarté

Objectifs du module

• Faire expérimenter concrètement l'impact de la surcharge informationnelle
• Identifier et cartographier les sphères de vie comme fondation d'un système personnel
• Révéler les concepts clés de l'organisation personnelle par l'expérience
• Introduire les quatre facettes (Philosophies, Concepts, Méthodes, Outils)

Préparation spécifique

Matériel nécessaire

• Feuilles A4 avec la grille d'analyse pour l'exercice "Diagnostic collaboratif" (1 par groupe)
• Templates de cartographie des sphères de vie (format A4, cercles concentriques)
• Tableau ou paperboard pour noter les concepts émergents
• Diaporama ou posters des 4 facettes de l'organisation
• Post-its de deux couleurs différentes
• Marqueurs/stylos de couleurs (au moins 4 couleurs différentes par participant)
• Chronomètre ou minuteur visible

Activité 1 : Diagnostic collaboratif en petits groupes (8 min)

Objectif

Partir des expériences réelles des participants pour faire émerger des principes d'organisation et illustrer l'impact des structures organisationnelles sur leur efficacité.

Déroulement

1. Introduction de l'exercice (1 min)

   • Expliquer : "Nous allons analyser ensemble des situations réelles où votre organisation personnelle a eu un impact significatif"
   • Annoncer la structure : partage individuel, analyse en groupe, insights collectifs

2. Partage d'expériences (2 min)

   • Distribuer un post-it à chaque participant
   • Consigne : "Notez une situation récente où votre organisation personnelle (ou son absence) a eu un impact significatif sur votre efficacité"
   • Encourager à être concis mais spécifique

3. Analyse en sous-groupes (3 min)

   • Former des groupes de 3-4 personnes
   • Distribuer la grille d'analyse à chaque groupe
   • Consigne : "Partagez rapidement vos situations et identifiez ensemble les facteurs de succès/échec et les principes d'organisation sous-jacents"
   • Chaque groupe note 1-2 insights clés sur des post-its

4. Partage rapide (2 min)

   • Chaque groupe partage brièvement un insight principal
   • Le formateur regroupe visuellement les insights similaires

Points d'attention

• Maintenir un rythme dynamique pour respecter le timing
• Encourager le partage d'expériences diverses
• Guider vers l'identification de principes organisationnels

Transition

"Ces situations révèlent déjà quelques principes d'organisation essentiels. Pour construire un système solide, nous devons d'abord cartographier le territoire à organiser : vos différentes sphères de vie."

Activité 2 : Cartographie des sphères de vie (15 min)

Objectif

Permettant aux participants d'identifier leurs différentes sphères de responsabilité et de visualiser leurs interactions comme fondation conceptuelle d'un système d'organisation.

Déroulement

1. Introduction du concept (3 min)

   • Présenter le concept de "sphères de vie/responsabilité" comme structure fondamentale
   • Expliquer : "Un système d'organisation efficace doit couvrir toutes vos sphères de responsabilité"
   • Montrer un exemple de cartographie avec des sphères classiques (professionnelle, personnelle, famille, projets, etc.)

2. Réalisation individuelle (8 min)

   • Distribution du template (cercles concentriques)
   • Consignes :
     • "Placez-vous au centre et identifiez vos principales sphères de responsabilité"
     • "Positionnez-les selon leur importance actuelle ou le temps consacré"
     • "Dans chaque sphère, notez 2-3 éléments principaux à gérer"
     • "Identifiez avec des flèches les interactions/tensions entre ces sphères"

3. Réflexion guidée (4 min)

   • Questions structurantes :
     • "Quels déséquilibres observez-vous entre vos sphères ?"
     • "Où se situent vos principaux défis d'organisation ?"
     • "Quelles sphères ont des besoins organisationnels similaires ?"
   • Faire identifier sur leur carte :
     • Une sphère prioritaire à mieux organiser (cercle rouge)
     • Une sphère où l'organisation actuelle fonctionne bien (cercle vert)

Template de cartographie

Format A4 avec :

• Cercles concentriques pour positionner les sphères selon leur importance
• Zones pour noter les éléments clés de chaque sphère
• Espace pour identifier les interactions

Points d'attention

• Encourager l'exhaustivité dans l'identification des sphères
• Valoriser la diversité des configurations (pas de "bonne" structure)
• Rappeler que la cartographie évolue dans le temps

Transition

"Cette cartographie de vos sphères de vie constitue la fondation de votre système d'organisation. Explorons maintenant les concepts clés qui vous permettront de structurer efficacement ces différentes sphères."

Activité 3 : Concepts clés et dimensions de l'organisation (12 min)

Objectif

Présenter les concepts fondamentaux de l'organisation personnelle et un cadre structurant pour les appliquer dans toutes les dimensions.

Déroulement

1. Concepts clés interactifs (5 min)

   • À partir des insights du diagnostic et des sphères identifiées, faire émerger les concepts fondamentaux :
     • Attention comme ressource limitée
     • Distinction entre urgence et importance
     • Nécessité d'externaliser l'information
     • Rôle des routines et des systèmes
   • Relier chaque concept à des exemples concrets dans les différentes sphères

2. Présentation du modèle des 4 facettes (4 min)

   • Introduire visuellement les 4 dimensions complémentaires :
     • Philosophies : approches globales et valeurs
     • Concepts et compétences : principes fondamentaux
     • Méthodes et techniques : approches structurées
     • Outils : supports concrets

3. Exploration interactive (8 min)

   • Pour chaque facette, donner une définition concise
   • Illustrer avec 1-2 exemples concrets reliés à l'expérience vécue
   • Après chaque facette, demander: "Comment cette facette se manifeste dans votre quotidien ?"
   • Recueillir 1-2 réactions brèves par facette

4. Articulation des facettes (4 min)

   • Montrer l'interdépendance entre les facettes
   • Expliquer la cohérence nécessaire entre elles
   • Introduire l'idée que chacun doit trouver son équilibre personnel

Support visuel

Schéma des 4 facettes avec exemples pour chacune:

• Philosophies: Minimalisme numérique, Slow productivity...
• Concepts: Traitement par lots, Contextes d'exécution...
• Méthodes: GTD, Pomodoro, Inbox Zero...
• Outils: Agenda, Notes, Gestionnaire de tâches...

Points d'attention

• Relier chaque facette aux expériences mentionnées par les participants
• Montrer que les outils seuls ne suffisent pas sans réflexion sur les autres facettes
• Préciser qu'il n'y a pas de système universel parfait

Transition

"Cette vision à quatre dimensions nous servira de boussole tout au long de la formation. Prenons maintenant quelques minutes pour répondre à vos questions avant la pause."

Activité 4 : Questions-réponses (5 min)

Objectif

Clarifier les points de compréhension et recueillir les questions pour la suite.

Déroulement

1. Questions immédiates (3 min)

   • Inviter à poser des questions de clarification sur les concepts présentés
   • Répondre de façon concise en priorisant les questions les plus partagées

2. Questions pour plus tard (2 min)

   • Pour les questions plus complexes ou spécifiques, proposer le système de "parking à questions"
   • Inviter à noter ces questions sur des post-its pour y revenir plus tard
   • Expliquer où et comment placer ces post-its

Points d'attention

• Rester concis dans les réponses pour respecter le temps
• Valoriser les questions en montrant qu'elles seront traitées ultérieurement
• Identifier les points à clarifier lors des modules suivants

Conclusion du module (1 min)

• Récapituler les concepts clés abordés
• Souligner le lien entre l'expérience vécue et les fondements théoriques
• Annoncer la pause et le prochain module: "Après la pause, nous explorerons votre écosystème d'outils actuels"

Documentation à fournir

Pour le formateur

• Cette fiche d'animation détaillée
• Grilles d'analyse pour l'exercice "Diagnostic collaboratif"
• Schéma des 4 facettes en format visuel

Pour les participants

• Fiche synthèse des concepts fondamentaux de l'organisation
• Schéma des 4 facettes à compléter pendant la session
• Synthèse des insights collectés pendant l'exercice de diagnostic (à envoyer après la session)

Variantes et adaptations

Pour un groupe plus avancé

• Approfondir la distinction entre méthodes et systèmes
• Explorer plus en détail les tensions entre différentes philosophies organisationnelles

En cas de manque de matériel

• Réaliser l'exercice de diagnostic collaboratif oralement en plénière plutôt qu'en petits groupes
• Utiliser une version projetée du schéma des 4 facettes et de la grille d'analyse

Pour un groupe particulièrement analytique

• Ajouter une mini-discussion sur les fondements cognitifs de l'organisation
• Proposer un cadre d'évaluation des différentes approches organisationnelles

Dernière mise à jour : 10 juin 2025